Når en virksomhet skal inn i et nytt eller rehabilitert bygg, blir flyttingen ofte behandlet som en av de siste aktivitetene i byggeprosjektet. Lokalene ferdigstilles, flyttebiler bestilles og medarbeiderne får beskjed om når de skal pakke.
Vår erfaring fra store og komplekse virksomhetsflyttinger er at planleggingen må starte lenge før bygget står klart. Flyttingen har egne aktiviteter, avhengigheter og risikoer som må tas hensyn til mens byggeprosjektet fortsatt har mulighet til å påvirke løsningene.
Dette er særlig viktig når mange medarbeidere og funksjoner berøres, teknisk utstyr og store mengder inventar skal flyttes eller ombrukes, samtidig som virksomheten skal opprettholde normal drift.
Flytteprosjektet bør derfor etableres som et eget delprosjekt, tett integrert med byggeprosjektet, men med tydelig ansvar, mandat og fremdrift.
Foto: Construction City / av Kristian Haughom
Construction City er et godt eksempel på hvordan innflyttingen må planlegges som en integrert del av et stort byggeprosjekt. Bygget på 103 000 m² skulle ferdigstilles samtidig som flere virksomheter flyttet inn, og byggearbeider, tekniske leveranser og innflytting pågikk parallelt.
Relokator ble engasjert som logistikk- og innflyttingskoordinator på byggherresiden rundt ni måneder før den første innflyttingen. Når entreprenører, leverandører og leietakere skulle ha tilgang til bygget samtidig, måtte varemottak, heisbruk, adgang, lagerkapasitet og transportveier samordnes i en felles plan. Slik at innflyttingen kunnegjennomføres uten å hindre ferdigstillelsen av bygget – eller at byggeaktiviteten forsinket leietakernes innflytting
Les mer om hvordan innflyttingen til Construction City ble koordinert.
Et ferdig bygg er ikke alltid klart for innflytting
At bygget er teknisk ferdigstilt, betyr ikke automatisk at virksomheten kan ta det i bruk.
Arbeidsplasser, møterom, tekniske løsninger og fellesarealer må ferdigstilles i riktig rekkefølge. Eksisterende inventar skal kanskje flyttes inn, nytt inventar skal leveres, og IT-utstyr må etableres og testes.
Et møterom kan for eksempel ikke bare flyttes i én operasjon. Først må IT eller en teknisk leverandør koble ned og klargjøre utstyret på den gamle adressen. Deretter flyttes bord, stoler og annet inventar. Når rommet er ferdig møblert, kan skjerm, lyd og videoløsninger kobles opp og testes i de nye lokalene.
Dette skal samordnes med sluttarbeider, rengjøring, feilretting og leveranser fra andre aktører. Flytteplanen kan derfor ikke bare ta utgangspunkt i én innflyttingsdato. Den må vise når hvert område faktisk er tilgjengelig, hva som skal skje der, og i hvilken rekkefølge.
Flyttingen trenger et tydelig mandat
Store byggeprosjekter har normalt ansvarlige for bygg, tekniske fag, interiør og arbeidsplassutvikling. Det er likevel ikke alltid tydelig hvem som har ansvar for helheten i selve virksomhetsflyttingen.
Flytteprosjektet bør ha:
- en ansvarlig prosjektleder
- et tydelig mandat og definerte leveranser
- egen fremdriftsplan og budsjett
- oversikt over berørte funksjoner og lokasjoner
- avklarte grensesnitt mot bygg, IT, interiør og drift
- plan for risiko og beredskap
Uten et tydelig eierskap kan viktige oppgaver falle mellom virksomheten, byggherren, rådgiverne og leverandørene.
Beslutninger i byggeprosjektet påvirker flyttingen
Mange av forutsetningene for en god flytting fastsettes mens bygget fortsatt planlegges.
Adkomst for kjøretøy, kapasitet i heiser og transportveier, riggområder, mellomlagring, sikkerhetssoner og rekkefølgen på overtakelsen påvirker hvordan flyttingen kan gjennomføres.
Oppdages behovene først rett før innflytting, kan prosjektet bli avhengig av midlertidige løsninger eller endringer i fremdriften. Flyttefaglig kompetanse bør derfor kobles inn mens prosjektet fortsatt har reelle valgmuligheter.
Interiør, ombruk og flytting må planlegges sammen
Interiørprosjekteringen beskriver hvordan de nye lokalene skal fungere. Flytteplanleggingen skal sikre at mennesker, inventar, utstyr og kritiske funksjoner kan overføres dit på en kontrollert måte.
Skal eksisterende møbler ombrukes, må de kartlegges før nye løsninger og innkjøp blir fastsatt. Skal teknisk utstyr flyttes, må plassering, strøm, nettverk og rekkefølge være avklart.
Tidlig samarbeid mellom interiør, innkjøp, IT, drift og flyttefaglig prosjektledelse reduserer risikoen for dobbeltarbeid, unødvendige innkjøp og kostbare endringer senere i prosjektet.
Foto: Aktiv Bygg
Et godt eksempel på dette er rehabiliteringen av Sykehuspartners kontorer i Hoffsveien. Her samarbeidet Relokator tett med gårdeier, entreprenør, rådgivere og interiørarkitekt gjennom hele prosjektet. Mens interiørarkitekten utviklet det nye arbeidsplasskonseptet, bidro Relokator med rådgivning, inventarkartlegging og planlegging av flytting og logistikk.
Det tette samarbeidet gjorde det mulig å samordne byggearbeid, interiør, ombruk og flytting, samtidig som mer enn 1 000 medarbeidere kunne opprettholde normal drift. Omtrent 70 prosent av møblene ble brukt på nytt i de oppgraderte lokalene.
Les mer om samarbeidet mellom bygg, interiør og flyttelogistikk hos Sykehuspartner.
Risikoen ligger ofte mellom aktørene
Mange utfordringer oppstår i grensesnittene mellom fagene:
- Hvem kontrollerer at området er ferdig før inventaret leveres?
- Hvem sikrer at møblene passer inn i den nye løsningen?
- Hvem tester IT-utstyret før medarbeiderne kommer?
- Hvem håndterer avvik og forsinkelser?
- Hvem har ansvar for kritiske funksjoner dersom planen må endres?
En flyttefaglig prosjektleder kan samle disse avhengighetene i én gjennomføringsplan og sørge for at ansvar og frister er avklart.
Foto: Flytting av Regjeringskvartalet ved Relokator
Kompleks flytting krever kontroll på helheten
Jo større virksomheten og flytteomfanget er, desto flere avhengigheter må håndteres samtidig. Flere lokasjoner, flyttefaser, leverandører og kritiske funksjoner stiller høye krav til både planlegging, informasjonsflyt og tydelig ansvarsfordeling.
Flyttingen av Regjeringskvartalet viser hva dette innebærer i praksis. Prosjektet omfattet sju departementer, omtrent 2 200 ansatte og åtte lokasjoner. Et slikt omfang krever kontroll på parallelle aktiviteter, avhengigheter og ansvar gjennom hele gjennomføringen.
Prosjektet viser hvorfor flyttingen må behandles som en sentral del av overgangen til nye lokaler – ikke bare som transport som bestilles når bygget nærmer seg ferdigstillelse.
Les mer om Relokators arbeid med flyttingen av Regjeringskvartalet.
Når bør flytteprosjektet etableres?
Flytteprosjektet bør etableres før beslutninger om areal, inventar, logistikk og faseplan er endelig låst.
I den første fasen handler det ikke om å detaljplanlegge hver flyttedag. Det handler om å kartlegge omfang, risiko og avhengigheter, slik at byggeprosjektet kan ta hensyn til den praktiske overgangen fra eksisterende til nye lokaler.
Planlegger dere nye lokaler?
Relokator bistår offentlige og private virksomheter med flyttestrategi, kartlegging, prosjektledelse, ombruk og gjennomføring.